Executive Summary Là Gì? Cách Viết Executive Summary

Bạn cần tóm gọn một báo cáo dài hàng chục trang thành một đoạn văn ngắn nhưng vẫn phải giữ đủ thông tin quan trọng để người đọc có thể hiểu ngay trọng tâm của vấn đề? Executive Summary chính là công cụ giúp làm điều đó hiệu quả, phù hợp khi soạn thảo kế hoạch kinh doanh, đề xuất dự án hay bản báo cáo chiến lược,… Vậy làm thế nào để viết Executive Summary đủ sức thuyết phục và đầy đủ thông tin? Hãy cùng Học Viện Marketing Á Âu – Trường Đào Tạo Digital Marketing tìm hiểu qua bài viết này để biết Executive Summary là gì và cách viết bản tóm tắt ngắn gọn hiệu quả.

Executive summary là gì?

Executive Summary là phần tóm tắt ngắn gọn của một tài liệu dài như kế hoạch kinh doanh, đề xuất dự án hay báo cáo để làm nổi bật những kết luận chính, phát hiện quan trọng và các đề xuất. Mục tiêu của executive summary là giúp các nhà quản lý nhanh chóng nắm được mục đích và các điểm cốt lõi của tài liệu mà không cần phải đọc toàn bộ.

Bản tóm tắt phải rõ ràng, dễ hiểu và cung cấp những thông tin chiến lược quan trọng

giúp đưa ra quyết định mà không bị quá tải thông tin. Ảnh Internet.

Tại sao executive summary lại quan trọng?

Executive Summary không chỉ là phần tóm tắt mà còn là ấn tượng đầu tiên đối với các nhà quản lý bận rộn và các bên liên quan vì giúp họ nắm bắt nhanh chóng thông tin cốt lõi, từ đó hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.

Khi làm việc với các bên liên quan hay các giám đốc cấp cao, thời gian luôn là yếu tố có hạn. Họ thường phải xử lý rất nhiều việc cùng lúc, vì vậy Executive Summary giúp làm rõ mọi thứ chỉ trong vài câu hoặc đoạn ngắn, cung cấp một cái nhìn tổng quan về dự án ngay từ đầu.

Trong bản tóm tắt executive summary có những gì?

Mục đích của tài liệu: Giải thích lý do tại sao tài liệu này tồn tại và vấn đề mà nó giải quyết.
Các kết quả quan trọng: Tóm tắt các dữ liệu, nghiên cứu hoặc kết luận quan trọng nhất.
Đề xuất hành động hoặc giải pháp: Nêu rõ những việc cần làm và lý do tại sao phải thực hiện.
Lợi ích và tác động: Làm nổi bật các hành động đề xuất sẽ giải quyết vấn đề hoặc cải thiện tình hình.
Kết luận ngắn gọn: Cung cấp một kết luận để khẳng định lại tầm quan trọng của nội dung tài liệu.

Bố cục trong executive summary

Đoạn mở đầu: Nêu rõ mục đích của tài liệu.
Bối cảnh dự án: Giới thiệu ngắn gọn về mô hình kinh doanh của công ty.
Mục tiêu dự án: Làm rõ dự án của bạn nhắm đến việc gì.
Giải pháp đề xuất: Trình bày cách thức bạn dự định đạt được mục tiêu của mình.
Lợi ích: Nêu rõ lợi ích hoặc ưu điểm mà dự án mang lại.
Dữ liệu liên quan: Cung cấp các phân tích thị trường,…
Thị trường mục tiêu: Làm rõ đối tượng nào sẽ được hưởng lợi từ dự án.
Dự báo tài chính: Nêu dự kiến chi phí, ngân sách hoặc doanh thu dự tính.
Kết quả kỳ vọng: Tóm tắt rõ ràng kết quả hoặc tác động mà dự án mang lại.
Các bước tiếp theo: Cung cấp hướng dẫn về những gì các bên liên quan nên làm tiếp theo.
Lời kêu gọi hành động: Rõ ràng chỉ ra quyết định hoặc hành động bạn muốn người đọc thực hiện.

Một bản tóm tắt được viết tốt ảnh hưởng lớn đến việc phê duyệt và quyết định. Ảnh Internet.

Cách viết executive summary hiệu quả

Bước 1: Hiểu rõ tài liệu trước khi viết

Để tóm tắt chính xác, bạn cần phải hiểu sâu về nội dung của tài liệu. Đọc kỹ và nắm vững các điểm cốt lõi trước khi bắt đầu viết Executive Summary.

Bước 2: Xác định các điểm quan trọng cần tóm tắt

Đối tượng người đọc của bạn là ai và họ cần biết những gì. Lọc ra thông tin quan trọng nhất, bao gồm mục tiêu, kết quả chính, kết luận và đề xuất, đồng thời giữ thông tin phù hợp với đối tượng. Nếu đối tượng không chuyên sâu về kỹ thuật, hãy tránh sử dụng những thuật ngữ phức tạp mà họ không hiểu.

Bước 3: Viết tóm tắt ngắn gọn và rõ ràng

Bắt đầu viết một đoạn mở đầu để nêu rõ mục đích của tài liệu.
Tiếp theo là mô tả ngắn gọn về phương pháp thực hiện, nhấn mạnh các kết quả, đề xuất quan trọng, và đưa ra kết luận.
Gạch đầu dòng để làm nổi bật các chi tiết quan trọng
Phần executive summary nên chiếm khoảng 10% tổng chiều dài của tài liệu.

Bước 4: Tập trung vào mục tiêu và kết quả của tài liệu

Làm nổi bật mục đích, lợi ích và tác động của tài liệu.

Cô đọng các thông tin tổng quan từ tài liệu. Ảnh Internet.

Bước 5: Chỉnh sửa

Sửa và đọc lại executive summary để đảm bảo rõ ràng, ngữ pháp và cấu trúc hợp lý.

Mẫu tham khảo và ví dụ về executive summary

Kế hoạch kinh doanh

Ví dụ 1

ABC Apps là công ty phát triển ứng dụng tiên tiến, chuyên hỗ trợ các startup thông qua các ứng dụng di động và website. Chúng tôi chuyên cung cấp các ứng dụng dễ sử dụng, có thể mở rộng và sáng tạo, phục vụ nhu cầu đặc biệt của các doanh nhân, giúp họ cạnh tranh hiệu quả trong môi trường số.

Công ty chúng tôi mong muốn thu hút khoản đầu tư ban đầu là $500,000 để trang trải chi phí khởi động, bao gồm mở rộng đội ngũ, cơ sở hạ tầng công nghệ và marketing. Với dự báo doanh thu $1.5 triệu trong 2 năm đầu tiên, dựa trên các đối tác chiến lược và marketing, chúng tôi dự kiến sẽ hòa vốn trong 18 tháng đầu tiên.

Ví dụ 2

Công ty: Sydney Cycle Hire

Mô tả công ty: Cho thuê xe đạp dài hạn, trả theo phí tháng hoặc theo mức phí cố định.
Cơ hội thị trường: Thị trường cho thuê xe đạp tại Sydney còn rất mới, đặc biệt cho đối tượng sinh viên có nhu cầu di chuyển lâu dài.
Tổng quan về sản phẩm/dịch vụ: Cung cấp các loại xe đạp từ xe đạp thể thao đến xe đạp điện, kèm theo dịch vụ bảo trì định kỳ và bảo hiểm.
Dự báo tài chính: Dự báo lợi nhuận gộp là $30,000 trong năm đầu tiên với 500 khách hàng, và sẽ tăng lên $60,000 vào năm thứ 5.
Yêu cầu tài chính: Cần thêm $20,000 để đầu tư vào xe đạp ban đầu và dự kiến công ty sẽ tự chủ tài chính từ năm thứ hai.

Kế hoạch marketing

Sau 5 năm thành công, ABC Apps sẵn sàng mở rộng thị trường và tiếp tục tăng trưởng. Kế hoạch marketing này đề ra các chiến lược nhằm nâng cao nhận thức thương hiệu, tăng trưởng khách hàng mới và duy trì khách hàng hiện tại, bằng cách mở rộng vào các thị trường địa lý mới, đa dạng các phân khúc ngành và tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại.

Đề xuất dự án

Mô tả dự án: Mô tả các chi tiết cơ bản của dự án.
Mục tiêu: Giải thích các mục tiêu và kết quả mong muốn.
Lịch trình và cột mốc: Nêu rõ kế hoạch và các chỉ số đo lường thành công.
Tóm tắt ngân sách: Đưa ra các chi phí dự án và các yếu tố tài chính quan trọng.
Lợi ích dự kiến và ROI: Nêu rõ lý do vì sao dự án quan trọng.

Báo cáo nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu: Mô tả mục tiêu nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu: Cách thức thực hiện nghiên cứu.
Kết quả chính: Những phát hiện quan trọng trong nghiên cứu.
Kết luận: Các kết luận từ nghiên cứu.
Khuyến nghị: Các bước tiếp theo cần thực hiện dựa trên kết quả nghiên cứu.

Mẫu tham khảo executive summary cơ bản

Mô tả công ty: Giới thiệu về công ty, các giá trị cốt lõi và hoạt động chính.
Cơ hội thị trường: Mô tả lỗ hổng trong thị trường mà doanh nghiệp muốn phát triển
Tổng quan về sản phẩm/dịch vụ: Mô tả ngắn gọn về sản phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp.
Dự báo tài chính: Dự báo lợi nhuận ròng và gộp trong vòng 5 năm tới.
Yêu cầu tài chính: Làm rõ mức đầu tư mà công ty cần để mở rộng hoạt động.

Cho dù bạn viết tóm tắt kế hoạch kinh doanh, báo cáo dự án hay đề xuất chiến lược,

thì đều phải hiểu rõ những yếu tố cần có trong executive summary. Ảnh Internet.

Các lỗi thường gặp khi viết executive summary

Quá mơ hồ hoặc quá chi tiết

Tránh việc viết quá mơ hồ hoặc quá chi tiết trong executive summary. Bạn cần cung cấp đủ thông tin để người đọc hiểu rõ mục đích và các điểm chính của tài liệu, nhưng không đi vào những chi tiết không cần thiết khiến người đọc cảm thấy “biết hết” mọi thứ. Đảm bảo để lại chút tò mò cho người đọc để họ muốn tìm hiểu thêm.

Sử dụng từ ngữ chuyên ngành hoặc thuật ngữ kỹ thuật

Trừ khi bạn viết cho một đối tượng chuyên biệt, hãy giữ ngôn ngữ đơn giản và chuyên nghiệp. Không nên sử dụng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật sẽ khiến người đọc thấy khó hiểu. Hãy diễn đạt dễ hiểu và rõ ràng.

Viết quá dài

Sai lầm phổ biến nhất khi viết executive summary là quá dài. Chỉ nên đưa vào những thông tin tối thiểu cần thiết, tập trung vào các lợi ích của dự án đối với các bên liên quan.

Quên lời kêu gọi hành động (CTA)

Nếu không có lời kêu gọi hành động (CTA), người đọc sẽ bỏ qua và chuyển sang đề xuất tiếp theo. Kết thúc bản tóm tắt bằng một CTA rõ ràng, giúp người đọc biết những bước tiếp theo bạn muốn họ thực hiện.

Đừng viết executive summary khi chưa hoàn thành

Hoàn thành báo cáo hoặc nghiên cứu đầy đủ trước khi viết executive summary. Hãy đảm bảo mọi thông tin trong tóm tắt khớp với nội dung trong tài liệu.

Nắm vững cách viết executive summary là kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng, ảnh hưởng đến các quyết định đầu tư, tài trợ,… Bạn phải hiểu rõ những yếu tố cần có trong executive summary để ý tưởng được trình bày rõ ràng và thuyết phục.